Melakukan rapat efektif cukup susah dilakukan. Namun, kalau mengerti caranya, rapat bisa berjalan dengan lancar dan cepat.

Koordinasi mulai dari atas hingga ke bawah bukanlah hal yang mudah ketika membangun sebuah perusahaan. Kalau koordinasi tidak berjalan dengan lancar, program yang direncanakan oleh perusahaan tidak akan berjalan dengan lancar. Bahkan, kemungkinan menjadi gagal akan tinggi.

Nah, untuk mengatasi masalah krusial tersebut, rapat efektif harus dilakukan. Rapat harus dilakukan dengan tepat sasaran agar tidak terjadi kekeliruan dan buang-buang waktu. Berikut beberapa cara yang bisa Anda lakukan untuk membuat rapat bulanan atau rapat dadakan bisa berjalan dengan benar.

1. Rapat Tidak Dilakukan Terlalu Mendadak

Permasalahan memang bisa datang kapan saja dan membutuhkan diskusi yang pantang dari banyak pihak. Namun, kalau diskusi dalam rapat dilakukan secara reguler, lebih baik memberikan pengumuman maksimal 2-3 hari sebelum rapat. Dengan pengumuman itu, semua peserta bisa siap.

Kalau terpaksa ada rapat dadakan, lakukan koordinasi yang matang dengan orang-orang yang dianggap penting saja. Selanjutnya, hasil rapat bisa segera diberikan kepada bawahan yang terkait. Rapat dadakan dengan mengumpulkan banyak orang justru membuat diskusi jadi tidak efektif dan membuang waktu.

2. Selalu Tekankan Masalah Tepat Waktu

Salah satu kebiasaan buruk yang membuat rapat efektif jadi terganggu adalah masalah ketepatan waktu. Kalau rapat dilakukan dengan tim kecil, kemungkinan terjadi keterlambatan atau saling menunggu akan menurun. Namun, kalau pesertanya banyak, keterlambatan dan penambahan waktu rapat akan terjadi.

Selalu tekankan untuk datang rapat tepat waktu. Anda bisa memberikan sangsi kalau ada peserta yang telat entah dalam bentuk sangsi administrasi atau pemotongan gaji. Rapat jangan diadakan pagi hari, lebih baik setelah semua peserta berada di kantor dan mendekati jam makan siang agar pikiran masih segar.

3. Memilih Sasaran Peserta Rapat yang Benar

Salah satu kekurangan rapat yang dilakukan dengan banyak orang adalah tidak efektif dan cenderung gaduh. Daripada Anda dan tim membuang waktu untuk hal-hal yang tidak perlu, ada baiknya untuk membatasi jumlah peserta rapat. Bentuk tim-tim kecil yang bisa meneruskan hasil rapat ke kelompok yang lebih besar.

Kalau Anda ingin membahas terkait penjualan dan masalah keuangan, hanya panggil manajer keuangan dan yang terkait. Pembatasan ini dilakukan untuk memberi batasan pada materi rapat yang akan dibahas. Semakin melebar batasan materi rapat, Anda akan susah mendapatkan solusi kalau ada masalah. Terlebih kalau yang dibahas serius yang menyangkut kelangsungan bisnis dari perusahaan.

4. Melakukan Rapat secara Online jika Dibutuhkan

Anda bisa melakukan rapat secara online kalau mendadak membutuhkan pertemuan dan terganjal masalah lokasi. Anda bisa menggunakan video call dengan beberapa manajer atau orang yang berkepentingan. Bahasa semuanya dengan jelas seperti layaknya rapat pada umumnya.

Zaman sekarang sudah ada banyak cara untuk melakukan komunikasi untuk memperpendek jarak. Lakukan kesepakatan dengan banyak pegawai terkait aplikasi apa saja yang bisa digunakan. Dengan aplikasi yang sudah siap, permasalahan saat rapat online bisa diatasi.

5. Perbanyak Waktu sharing Sebelum Rapat Dilakukan

Sebelum rapat dilakukan, perbanyak sharing atau berbagi terkait dengan masalah yang terjadi. Anda bisa membentuk semacam grup chat yang membahas permasalahan. Saat rapat dilakukan, Anda akan paham permasalahan yang ada sehingga penyelesaian bisa segera dibahas tanpa harus mendengarkan diskusi yang panjang.

Inilah beberapa tips yang bisa dilakukan untuk melakukan rapat efektif dan efisien waktu. Pelajari baik-baik ulasan di atas lalu praktikkan untuk rapat yang akan Anda lakukan di kemudian hari.